Wie läuft eigentlich eine Zusammenarbeit mit freiberuflichen Grafikdesignern ab? Das fragen sich viele, die ihr Design noch nie aus den Händen gegeben haben. Das kann ich gut verstehen. Gerade bei wichtigen und weitreichenden Entscheidungen, möchte man gerne vorab schon möglichst viel wissen.
Es fühlt sich einfach besser an, wenn man die wichtigsten Schritte kennt. Außerdem gibt es so weniger Missverständnisse. Einen groben Überblick zu haben ist einfach beruhigend.
Darum möchte ich mit diesem Blogartikel mehr Transparenz schaffen – zumindest was die Zusammenarbeit mit mir angeht.
Es wird auch bei einem Überblick bleiben, da jedes Projekt anders ist. Eine Logogestaltung erfordert andere Abläufe wie die Erstellung einer Jubiläumsbroschüre. Der erste Auftrag läuft anders ab als der drölfzehnte. Trotzdem gibt es feste Bestandteile und um diese soll es nun gehen.
1 | Das Erstgespräch – ein kurzes Kennenlernen
Bevor es mit dem ersten Projekt los geht, treffen wir uns online oder telefonisch zu einem Erstgespräch. Das kostest Sie gar nichts, außer ca. 30 Minuten Ihrer Zeit und etwas Aufmerksamkeit.
Durch Ihre Recherche haben Sie vermutlich einen Wissensvorsprung was mich und meine Arbeit betrifft. Ich hingegen weiß erst mal nichts über Sie, außer dass Sie sich eine Zusammenarbeit mit mir vorstellen können. Im Erstgespräch geht es somit um ein kurzes gegenseitiges Kennenlernen. Ich möchte etwas über Sie, Ihr Unternehmen und Ihr geplantes Vorhaben erfahren. Und bestimmt haben Sie auch noch ein paar Fragen an mich.
Ziel des Erstgesprächs
Am Ende des Gesprächs wissen Sie, ob Ihr Projekt bei mir richtig aufgehoben ist und wie ich Sie dabei unterstützen kann.
Dazu sprechen wir über 5 wesentliche Dinge:
- die Expertise: Ihr Projekt muss zu meinem Angebot passen. Das ist zwar häufig der Fall, aber längst nicht immer.
- das Budget: Weicht die Preisspanne in der das Projekt liegen wird, deutlich von Ihren Vorstellungen ab, ist eine mögliche Zusammenarbeit eher unwahrscheinlich.
- der Zeitrahmen: Besonders bei einer ersten Zusammenarbeit darf das Zeitfenster für die Gestaltung und die Abstimmung nicht zu knapp sein.
- die Branche: Ich kann nur gut umsetzen in was ich mich hineindenken kann. Zudem nehme ich keine Aufträge an, die inhaltlich gegen meine Werte gehen.
- der Stil: Ich kann nicht aus meiner Haut. Darum ist es wichtig, das Ihnen mein Stil der Gestaltung grundsätzlich gefällt. Am besten schauen Sie sich dazu meine Referenzen an.
Abgesehen von den Fakten, ist es natürlich auch wichtig, dass ganz einfach die Sympathie stimmt. Für eine gute Zusammenarbeit ist das unerlässlich.
Steht fest, dass wir uns beide eine Zusammenarbeit vorstellen können, kann es mit dem Kostenvoranschlag weiter gehen. Das muss allerdings nicht direkt im Gespräch passieren. Manchmal braucht man ja noch etwas Zeit zum Überlegen.
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2 | Der Kostenvoranschlag für Ihr Designprojekt
Den Kostenvoranschlag stimme ich möglichst genau auf Ihren Auftrag ab. Dazu komme ich wahrscheinlich mit ein paar Fragen auf Sie zu, falls diese im Erstgespräch noch nicht geklärt wurden. In der Regel erhalten Sie den Kostenvoranschlag innerhalb weniger Tage nach dem Erstgespräch.
Warum ein Kostenvoranschlag und kein Angebot?
Das hat den Hintergrund, dass kreative Projekte selbst bei bester Planung selten nach Schema F verlaufen. Vielleicht gefällt Ihnen der erste Entwurf so gut, dass Sie gar kein zweiten mehr sehen wollen. Oder die Broschüre soll statt der geplanten 16 Seiten nun doch 20 Seiten haben. Mit einem Kostenvoranschlag bleibt mehr Spielraum für „Mehr“- aber auch „Wenigerarbeit“. Natürlich sprechen wir immer vorher über Abweichungen, damit für Sie die Projektkosten zu jeder Zeit transparent sind.
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3 | Auftragserteilung + Anzahlung
Wenn Sie den Kostenvoranschlag erhalten haben und keine Fragen mehr offen sind, kann es los gehen. Dazu müssen Sie nichts weiter tun, als den Kostenvoranschlag schriftlich zu bestätigen und mir damit den Auftrag zu erteilen.
Ist es unsere erste Zusammenarbeit, dann wird mit der Auftragserteilung eine Anzahlung fällig. Denn schließlich möchte ich sicher sein, dass Sie es mit dem Auftrag auch ernst meinen.
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4 | Das Briefinggespräch – Projektbesprechung und ‑planung
Im Briefinggespräch besprechen wir alle Details zum Projekt. Welche das sind, ist von Projekt zu Projekt verschieden. Worüber wir auf jeden Fall sprechen sind Ansprechpartner, Verantwortungsbereiche (wer liefert was) und natürlich die Termine und Meilensteine.
Die meisten Fragen werde ich mitbringen. Falls Sie etwas für das Briefinggespräch vorbereiten sollen, gebe ich Ihnen rechtzeitig Bescheid. Für das Briefinggespräch plane ich ausreichend viel Zeit. Denn alles was wir hier bedacht und besprochen haben, macht die Umsetzung im Anschluss leichter und oft sogar effizienter. Es ist wichtig, dass beide Seiten Klarheit darüber haben wie die nächsten Schritte verlaufen.
Im Briefinggespräch erfahren Sie von mir auch welche Bedingungen mindestens erfüllt sein müssen, damit ich mit dem Auftrag anfangen kann. Beispielsweise kann ich mit einem Logoentwurf erst beginnen, wenn der Firmenname feststeht. Genauso macht die Gestaltung eines Flyers erst Sinn, wenn Text- und Bildmaterial vorhanden sind.
Ein gutes Briefinggespräch spart somit dreifach: meine Zeit, Ihr Budget und unser beider Nerven 😉.
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5 | Unterlagen, Infos und Dateien übermitteln
Nach dem Gespräch senden Sie mir alle besprochenen Unterlagen zu, die ich brauche, um mit Ihrem Projekt starten zu können.
Erfahrungsgemäß läuft hier nicht immer alles rund und ich bekomme beispielsweise Bilder, die höchstens für eine Briefmarke reichen oder Texte, die kein Ende finden wollen. Das ist kein Beinbruch und muss Ihnen auch nicht unangenehm sein. Ich frage dann einfach nach und erkläre was ich genau brauche bzw. was angepasst werden sollte. Gemeinsam bekommen wir einen guten Start hin.
layout
6 | Entwurfsphase – das Design entsteht
Jetzt geht es los. Auf der Grundlage des Briefings erstelle ich für Sie die Entwürfe. Wie lange das in etwa dauern wird, haben wir zuvor besprochen. In dieser Phase können Sie sich erst mal entspannt zurücklehnen. Trotzdem wäre es toll, wenn Sie erreichbar sind, falls sich während des Entwurfs von meiner Seite noch Fragen ergeben.
Designenwürfe
7 | Präsentation und Besprechung der Entwürfe
Sobald die Entwürfe fertig sind, vereinbaren wir einen Termin zur Besprechung. Vorab bekommen Sie von mir ein PDF mit meinen Designvorschlägen. So können Sie sich alles in Ruhe ansehen und auf sich wirken lassen, ohne dass Sie sofort eine Rückmeldung dazu geben müssen. Im anschließenden Termin sprechen wir gemeinsam über die verschiedenen Entwürfe und wie es weiter gehen soll.
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8 | Anpassungen und Korrekturen des Designs
In dieser Phase arbeite ich alle Änderungswünsche, die wir besprochen haben, in die Entwürfe ein. Je nach Projekt sind das sehr unterschiedliche Dinge, so dass es an dieser Stelle keine Sinn ergibt weiter ins Detail zu gehen. Wichtig ist mir allerdings zu erwähnen, dass Korrekturen und Änderungen keine neuen Entwürfe sind, außer dies wurde explizit besprochen.
zusammenarbeit
9 | Finale Anpassungen des Designs
Die zweite Besprechung der Entwürfe mache ich projektabhängig entweder bei einem Gesprächstermin oder per E‑Mail. Hier geht es um die Feinabstimmung wie beispielsweise Schreibfehler oder die Auswahl eines Bildausschnitts anpassen.
In dieser Phase überprüfe ich auch alle Details, die die Gestaltung betreffen, wie beispielsweise ob alle Seitenzahlen vorhanden sind und Abstände ganz genau stimmen.
design
10 | Die Freigabe der finalen Dokumente
Nun heißt es für Sie noch mal höchste Konzentration, besonders wenn es um Projekte mit viel Text geht. Sie bekommen von mir ein PDF mit dem finalen Dokument zur Freigabe. Das bedeutet, dass Sie sich alles exakt anschauen und durchlesen sollten. Stimmen die Texte, sind die richtigen Bilder verwendet, sind Telefonnummer etc. korrekt.
Natürlich habe ich all die Dinge schon während des gesamten Gestaltungsprozesses im Blick. Doch schlussendlich sind Sie als Kunde für den Inhalt verantwortlich. Die Freigabe des finalen Dokuments erfolgt immer schriftlich.
typografie
11 | Reinzeichnung, Datenübergabe, Versand an Druckerei
Mit der Freigabe bereite ich die Daten für den gewünschten Verwendungszweck vor. Soll eine Broschüre gedruckt werden, erstelle ich die Druckdaten passend zu den Vorgaben der Druckerei. Wurde ein Logo entwickelt, erstelle ich alle gängigen Dateiformate sowie eine kleine Übersicht zur Verwendung. Mit der Übergabe der Daten oder dem Datenversand an eine Druckerei ist das Projekt abgeschlossen.
grafik
12 | Rechnungsstellung und Feedback
Nachdem das Projekt abgeschossen ist, bekommen Sie von mir die Rechnung zugeschickt. Hier sehen Sie nochmal übersichtlich welche Leistungen erbracht wurden und ggf. welche Nutzungsrechte inklusive sind. Die Rechte zur Nutzung gehen erst mit vollständiger Bezahlung an Sie über.
Mit einem Feedback zur Zusammenarbeit und dem Ergebnis können Sie mir außerdem eine Freude machen, denn als Designer lebt man nicht nur von bezahlten Rechnungen. Noch schöner ist es, wenn Sie mir auch erlauben Ihr Feedback als Kundenstimme zu veröffentlichen. So helfen Sie anderen Unternehmen, die noch unsicher sind wo ihr Designprojekt in den besten Händen ist.
feedback zum designprojekt
Fazit zur Projektablauf + eine Anekdote
Dieser Ablauf ist besonders für neue Aufträge relevant. Wenn wir länger zusammenarbeiten, brauchen wir natürlich kein Erstgespräch mehr und auch das Briefinggespräch fällt meist kürzer aus. Selbst die Angebotsphase entfällt bei vielen meiner Kunden, weil sie nach kurzer Zeit von meiner transparenten und fairen Abrechnung überzeugt sind. So kommt es, dass manche Projekte wie in dieser Anekdote vom Juli ’24 ablaufen:
Hallo Frau Bürger,
bitte herunterladen und in […] Design switchen, Name Toronto bleibt.
[…] es folgt eine kurze inhaltliche Nachfrage meinerseits, bevor ich anfangen kann […]
Hallo Herr […],
schauen Sie mal, ob das so passt.
Hallo Frau Bürger,
ja, passt… 
Ende des Auftrags.
Wollen Sie für Ihr Designprojekt gleich ein Erstgespräch vereinbaren, dann nutzen Sie am besten die Möglichkeiten auf meiner Kontaktseite.
